Det er mere reglen end undtagelsen, at store og mellemstore virksomheder har en eller flere medarbejdere til at udarbejde rapporter hver uge, måned og år. Disse gentagne rapporteringer kan gennem automatisering gøres til genstand for besparelser. Følgende case stammer fra en aktuel kundesag.
Økonomiafdelingen har behov for hver måned at udarbejde en række rapporter.
- Budgetopfølgninger
- per afdeling
- per produktområde
- Budgetrapport til direktionen
Økonomisystemet kan godt levere tallene, men ikke på den ønskede form. Man har derfor gennem årene udviklet et antal regneark, hvor til man overfører tallene. Det er et omstændeligt arbejde der tager en medarbejder 3 dage at udføre hver måned. Der skal trækkes rapporter fra økonomisystemet som skal indtastes i regnearkene. Siden hen skal de nye rapporter valideres, fejl skal identificeres og korrigeres.
Dette system er nu erstattet af et system, hvor alle relevante data fra økonomisystemet udtrækkes til datafiler. Et regneark trækker automatisk disse data ind. Ved hjælp af Power Query teknikker og et minimum af Visual Basic kode bliver dataene transformeret og summeret til den ønskede form.
Medarbejderen der tidligere brugte 3 dage på opgaven skal nu gennemgå følgende procedure:
- Udlæse data fra økonomisystem (25 min).
- Åbne regneark og klikke på printknappen (5 min).
- Validere rapporter (30 min).
Da data er overført elektronisk, undgås tastefejl og fejl man begår, fordi processen er kompleks.
Medarbejderen sparer mindst 20 timer pr. måned på det nye system. For en medarbejder med en månedsløn på 35.000 vil det give en årlig besparelse på over 50.000 kr.
Hvor meget kan man spare i din virksomhed?
